Da wir die Steuerklasse unserer Arbeitnehmer über das ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) beim Finanzamt abfragen, basiert die Lohnsteuerberechnung auf den von der Finanzverwaltung bereitgestellten Daten. Eine manuelle Änderung der Steuerklasse durch uns als Arbeitgeber ist daher nicht möglich, da die Informationen, die wir vom Finanzamt erhalten, als verbindlich und aussagekräftig gelten.
1. ELStAM-Verfahren und Steuerklasse
Das ELStAM-Verfahren sorgt dafür, dass Arbeitgeber stets die aktuellen und richtigen Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer verwenden. Dazu gehören unter anderem die Steuerklasse, der Kinderfreibetrag und Religionszugehörigkeit. Änderungen in der Steuerklasse müssen vom Arbeitnehmer direkt beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Das Finanzamt aktualisiert die Daten, die dann über das ELStAM-System an den Arbeitgeber übermittelt werden.
2. Korrektur einer falschen Steuerklasse
Falls ein Arbeitnehmer mit einer falschen Steuerklasse abgerechnet wurde, ist eine Korrektur nur möglich, wenn ein offizielles Dokument oder eine Bestätigung des Finanzamts vorgelegt wird, die die richtige Steuerklasse belegt. Solch ein Nachweis kann notwendig sein, wenn:
- Ein Fehler bei der Erfassung oder Übermittlung der Daten vorlag.
- Der Arbeitnehmer eine Änderung beantragt hat, diese aber nicht rechtzeitig in das ELStAM-System eingepflegt wurde.
Ohne diese schriftliche Bestätigung des Finanzamts ist eine Anpassung der Lohnsteuerklasse durch den Arbeitgeber nicht zulässig, da nur das Finanzamt autorisiert ist, die Steuerklasse zu ändern und diese Information im ELStAM-System zu aktualisieren.
3. Beschränkungen nach Abschluss des Steuerjahres
Nach der endgültigen Lohnabrechnung für den Monat Dezember wird das Steuerjahr abgeschlossen. Mit dem Abschluss des Steuerjahres endet die Möglichkeit, Lohnsteuerklassenänderungen für das zurückliegende Jahr durchzuführen. Sobald das Jahr beendet ist, können Arbeitgeber keine Korrekturen mehr an der Lohnsteuerklasse vornehmen.
4. Korrekturen über die Einkommensteuererklärung
Sollte eine falsche Lohnsteuerklasse während des Jahres zur Anwendung gekommen sein und die Frist für Änderungen durch den Arbeitgeber verstrichen sein (also nach der finalen Dezemberabrechnung), hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, im Rahmen seiner jährlichen Einkommensteuererklärung Korrekturen vorzunehmen. Hier prüft das Finanzamt:
- Ob eine falsche Steuerklasse verwendet wurde.
- Ob zu viel entrichtete Lohnsteuer zurückerstattet werden kann.
- Ob es gegebenenfalls zu Nachforderungen kommt, wenn zu wenig Steuer gezahlt wurde.
Das Finanzamt führt eine detaillierte Berechnung der Steuerlast durch und berücksichtigt dabei die tatsächlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen, einschließlich der korrekten Steuerklasse und eventueller weiterer abzugsfähiger Posten.
Wichtige Hinweise für Arbeitnehmer
- Unmittelbare Meldung von Änderungen: Arbeitnehmer sollten Änderungen ihrer persönlichen Verhältnisse (wie Heirat, Geburt eines Kindes oder Scheidung) umgehend dem Finanzamt mitteilen, damit diese im ELStAM-System berücksichtigt werden.
- Nachweis bei Unstimmigkeiten: Bei Unstimmigkeiten oder Problemen mit der Steuerklasse kann es hilfreich sein, proaktiv beim Finanzamt vorzusprechen und eine schriftliche Bestätigung über die korrekten Daten anzufordern.
Zusammengefasst ist es entscheidend, dass Arbeitnehmer Änderungen direkt beim Finanzamt veranlassen, da Arbeitgeber durch das ELStAM-Verfahren nur die übermittelten Daten verwenden dürfen. Bei Jahresabschluss bleibt die Möglichkeit zur Korrektur über den Arbeitgeber ausgeschlossen, und eventuelle Anpassungen können dann nur über die Steuererklärung vorgenommen werden.